傳統中小印刷企業數字化轉型的樣本分析

胡     飛

       在《新聞出版業“十二五”時期發展規劃》中,明確印刷產業發展重點為“大力推動綠色印刷”和“在全行業推廣數字化技術”。其中數字化技術的重點為數字印刷、數字化工作流程、CTP和數字化管理系統。當前數字化技術在印刷業中較為常見的應用是企業直接購進數碼印刷機和CTP設備并開展相應的業務,而數字化工作流程和數字化管理系統,即使在全國印刷業內,也僅限于概念的提出,鮮有個案介紹。管理部門對如何實施數字化工作流程和數字化管理系統,也尚無明確思路。

       貴陽精彩數字印刷有限公司依托自主開發的“精彩印刷信息平臺管理軟件”,基于internet網絡,運用數字技術進行印刷客戶信息采集、分析、生產管理、物流及財務管理的做法,不僅對傳統中小型印刷企業的轉型升級有借鑒意義,對行業管理部門進一步厘清發展思路和發展方向,同樣具有重要的參考價值。

  1. 樣本基本情況介紹

       貴陽精彩數字印刷有限公司成立于2002年,經營范圍為出版物、包裝裝潢及其它印刷品印刷。注冊資金200.3萬元,固定資產1200余萬元,現有員工50余人,主要設備有印前設備及軟件Adobe公司CS4系列、Corel公司coreldraw13、北大方正印前CTF系統、美國Kodak公司印能捷CTP系統(兩套),印刷設備有北人08D、日本小森四色LS429印刷機,以及折頁、覆膜、膠訂、騎馬訂、裁切等印后設備。市場定位于商業印刷領域,同時生產三十余種期刊、雜志及部分畫冊、宣傳頁、樣品手冊等,同時也承接部分包裝印刷業務。近三年的產值分別為2011年870萬元、2012年1159萬元、2013年1221萬元。從該公司的規模、設備、產值及主要產品等要素來看,是一家典型的傳統中小型印刷企業,具有樣本意義。

二、精彩印刷電子商務信息平臺情況介紹

       從2008年起,貴陽精彩數字印刷有限公司先后累計投入320余萬元,組織技術人員自主開發精彩印刷商務信息平臺管理軟件。2013年,精彩印刷信息平臺管理軟件獲國國家版權局頒發的計算機軟件著作權登記證書(證書號:軟著登記第0514228號,簡稱:精彩印刷平臺V1.0)。2014年9月,“精彩印刷電子商務2.0版”正式上線測試,成為了貴州省第一家印刷電子商務平臺,并嘗試著向B2B商業模式轉型。

  1. 精彩印刷信息平臺介紹

該系統共包含“網站”、“客戶系統”、“生產管理系統”三個功能板塊。

  1. 網站。已建成“貴陽精彩印刷信息管理平臺”門戶網站(域名www.5871132.com/)。在網頁界面(見網站截圖),可以實現以下主要功能:(1)宣傳企業形象,客服網絡在線服務平臺;(2)印刷產品的報價,分為單項報價和自助報價;(3)往期印刷品的信息搜索;(4)用戶登錄、查詢財務、追蹤業務進度;(5)各形模版下載。

       

                                                                                  (精彩印刷網站首頁截圖)

       2、客戶系統。在客戶系統,主要實現以下功能:(1)完善的自助報價及報價單管理;(2)印刷文件上傳下載、文件存儲管理;(3)下定單、定單管理及支付系統;(4)財務管理包含充值、對帳、查帳;(5)客戶子系統管理及客戶自身信息管理;(6)發票管理。

       3、生產管理系統。主要包括:網站的后臺管理、用戶權限管理、自助報價系統中的報價的參數及配置管理、印刷管理,其中印刷管理含以下內容:(1)會員、報價單、定單管理;(2)排版、制作、委托印刷管理;(3)印刷施工單、托外加工單、銷售單管理;(4)生產統計功能;(5)生產管理含生產調度令、膠印機產量、獎罰單、請假表;(6)財務管理;(7)客戶、供應商管理、客戶管理;(8)材料出入庫管理;(9)庫存管理及出入庫統計;(10)移動終端短信管理;(11)系統基本設置。

       4、與ERP(Enterprise Resourse Planning,企業資源計劃系統)的區別與聯系。精彩印刷信息平臺沿用了ERP的管理思想,采用B/S架構(即Browser/Server,瀏覽器/服務器)。但有別于其他ERP軟件,不是試圖解決所有問題的一攬子方案,而是結合了企業自身管理特點,立足于解決自身生產管理中的實際問題。比如設計軟件的最初目的只是想解決一下印刷調度員手工開單的問題,因為當時為了查一個單,需要翻幾十上百張施工單,效率太低。隨著開發的逐步深入,在2009年年初,才又做了網站和客戶管理系統。

       (二)精彩印刷信息管理平臺的特點

精彩印刷信息管理平臺雖然從功能上可以分為上述3個板塊,但無論是客戶還是企業管理人員,都只需要在同一個界面操作,即網站頁面。因此從操作者的角度來看,精彩數字印刷信息平臺還具有以下特點:

  1. 運用www瀏覽器技術結合瀏覽器的多種Script語言(Asp.JavaScript等)和ActiveX技術,只要有瀏覽器即可使用系統,客戶端無需安裝。
  2. 印刷流程標準化、印刷信息獲取自動化,無需人工干預。在基礎信息上,進行信息的分類、分析,1點布置,多點共用,進而達到信息平臺化作用。
  3. 用戶智能權限技術。利用內部的參數和動作,允許管理員自定義各種智能的用戶權限。所有信息取得權限,通過內建的分類機制隨時隨地進行修改,提高對用戶使用靈活性和信息分類分層的管理效率。
  4. 信息與手持終端的無縫交流。除了利用手持終端的瀏覽器輸入與獲取信息外,還可通過手機短信將信息發送到用戶手機,且根據業務流程,智能化、自主化傳送。
  5. 系統操作簡單,軟件界面、功能人性化設計,印刷從業人員只需小學文化水平即可操作系統。

       (三)精彩印刷信息平臺運行前后企業管理情況對比

       為了進一步考察該平臺使用效果,我們選取了企業管理的評價標準、營銷管理、生產管理、人員管理、財務管理及用戶反饋等幾個指標,對企業使用該軟件前后情況進行了對比,詳見下表:

對比指標

使用前

使用后

評價標準

1、員工管理經驗化為主,以管理人員的感覺和好惡為評判標準。

1、員工管理數據化,根據數據得出每月生產損失數、節約數、產值、產量、交貨準確率來評判員工。

2、中層干部考核以企業管理者主觀判斷為主。

2、以每天、每月、每季、每年生產數據為依據。

3、管理經驗的提升靠師傅帶徒弟。企業對知識、文化的尊重氛圍差。

3、管理經驗數據化、數據軟件化,形成了新的管理思維和傳承方法。有知識、有文化的人員在企業地位得到提升。

營銷管理

1、靠老客戶帶新客戶,口口相傳為主。

1、依靠網絡搜索、論壇、自媒體等為推銷陣地。

2、傳統媒體做廣告,費用高、效果一般。

2、互聯網廣告,傳播廣,能較精確到達用戶,成本是傳統廣告成本的十分之一。

3、靠與客戶搞好關系為主要服務手段。

3、靠產品質量和價格為主要競爭手段。

4、客戶下單靠專職和成本高的跟單員進行跟蹤服務。

4、客戶可以自助下單,降低生產成本,可以使用成本較低的新手進行跟蹤服務。

5、財務數據,每月結算一次。

5、財務數據實時更新,領導即時掌握,隨時調整。

6、客戶管理依靠業務跟單人員進行。

6、可以根據每個客戶的銷售產值、利潤等數據,安排不同成本的業務人員進行跟蹤服務。

生產管理

1、手工開出施工單,手工統計,人工傳單。

1、電腦開施工單出錯率低,傳播快,無縫承結生產上下游,實時進行統計和數據分析。

2、生產事故分析責任確定由專職調查人員進行,質量返工成本大。

2、根據生產數據進行上下游事故的自我判斷,找出事故原因,實時追蹤。返工快速,降低質量事故成本,年產值1000萬以上企業,每年節約資金20萬元以上。

3、庫存管理和統計依靠手工進行,不能實時統計。庫存數量大,要達到年產值的5%以上。

3、只要有權限人員即可實時掌握庫存進銷存情況,實時統計。進貨和出貨價格、數量、質量實時通過手機、電腦追蹤,企業管理人員實時掌握。通過庫存自動報警功能,庫存數量可以壓縮到年產值的1%之內,年產值2000萬以上企業,可以節約庫存100萬元左右。

4、生產調度安排手工進行,不能靈活改變,沒有統計功能。員工產量統計每月統計一次。

4、生產調度令系統自動調單、排序、統計,隨時調整生產順序。員工產量即時登記,工資即時查詢,公司其它人員可實時查詢正在印刷產品和產量。生產產量實時進行每天統計、每月統計、每年統計。

交貨時間準確率在線即時計算。

5、生產信息與客戶交流查電話查詢。

5、根據生產流程自動發送生產短信、微信信息。

6、用戶權限管理無法提供

6、根據不同用戶的不同需求權限,進行數據的按權限訪問,保證企業信息的安全性。

人員管理

 

1、原生產管理人員2人,庫管2人,年產值沒有超過千萬。

2、現生產管理人員1名,庫管1名,年產值超千萬元,節約人員2~3人。

2、原業務人員8人,年產值沒有超過千萬。

2、現產值近2千萬,業務人員4人。節約一半人員。

3、專職外勤人員原2員,年產值沒有超過千萬。

3、現兼職外勤1名,年產值近2千萬元。

4、生產人員原50余人,年產值沒有超過千萬。

4、現生產人員50余人,年產值近2千萬。

4、沒有程序開發人員和IT維護員。

4、現有專職開發人員3名,IT維護員1名。

財務管理

1、依靠傳統財務管理方法對業務款進行管理,做不到時實時性。

1、實時查詢應收、應付,回款率、欠款率。每月對相關人員進行考核:(1)業務量;(2)回款率。可立即對應獎罰。

2、依靠傳統財務管理方法對采購及出庫價款,應付款等進行管理,做不到時實時性。

2、實時的移動終端跟蹤采購價格、數量,做到采購價格的實時對比,減少采購成本5%以上。

客戶反饋

1、每月投訴在10起以上。

1、現每月投訴不到2起。

2、客戶當面表揚次數不超過5%。

2、客戶當面表揚次數超10%。

 

 

       從對比情況不難看出,在企業作用了該軟件后,工作效率、管理成本、與客戶溝通等都有明顯改觀。

       三、精彩數字印刷信息平臺對傳統印刷轉型的意義

       在傳統印刷生產流程中,一個印刷產品,從創意、印刷、物流,最終送到用戶手中,其中信息交流時間占到整個流程的80—90%,傳統方法是通過電話、網聊、上門面談來實現,消耗大量的人員成本、資源成本。尤其是在依托業務員的傳統營銷模式中,由于整個信息交流過程企業與用戶是不透明、不對等的,業務員可以在客戶端漫天要價,而對印刷企業拼命壓價,客戶付出了較高的成本,但卻沒有享受到應有的產品和服務。印刷企業得了訂單失了利潤,由于價格壓得過低,服務與產品質量也不能得到保證。因產品質量引發糾紛時,中間業務員又置身事外,由此帶來的嚴重后果是整個印刷行業的信譽度下降。

       而通過精彩數字印刷信息平臺,可以實現更為直接和便捷的B2B商業模式,用戶只需要采用各種終端,包含電腦、手機、平板電腦等支持瀏覽器的軟件,登錄系統即可實現“實時報價、下單到購物車、業務跟蹤、管理自己的業務、物流查詢、財務查詢、生產查詢、生產調度、物資采購、銷售管理、售后服務跟蹤、短信互動”等等功能,從而實現傳統印刷流程信息的隨時、隨地、隨手取得。

       基于互聯網的精彩印刷信息平臺的亮點還在于,本著從印刷產品生產者及用戶的角度出發,通過提煉傳統印刷生產中的關節點,將之標準化、數字信息化,利用當今隨手可得的web頁面信息技術,將信息在生產者與用戶之間低成本、方便快捷的傳遞交流,從而降低整個印刷生產成本,提升用戶美譽度。同時利用積累的信息,創建印刷信息共享平臺,使用戶與生產者通過該平臺實現低成本、方便、快捷、舒適的信息交流,實現從創意到生產再到物流的信息平臺化。

       該信息平臺如能推廣使用,必將對整個印刷行業競爭力的提升具有開創性的推進作用,還將迫使傳統印刷企業改變自己落后的經營模式,把企業競爭的核心提升到科技改變效率上來。

 

 

 

 

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